Содержание
Введение 3
Корпоративные системы управления документами – достоинства и недостатки 4
Заключение 13
Список использованных источников 14
Введение
Тема электронного корпоративного документооборота обретает в последнее время все большую популярность. В современных распределенных компаниях системы рассылки документов, требования к их доступности и необходимость групповой работы растут в геометрической прогрессии. Большая часть бизнес-процессов связана с управлением документами в масштабе предприятия. Информационные материалы большой ценности создаются ежедневно и размещаются в глобальных сетях, распределяясь в различных профессиональных коллективах. В эпоху Интернета традиционные документы, доступные только их владельцам, больше не подходят для корпоративного хранения информации. Вследствие часто возникающей потребности в системе управления документами для различных приложений исключительно важно развернуть систему, которая легко поддается интеграции.
Корпоративные системы управления документами – достоинства и недостатки
Прежде чем рассмотреть особенности корпоративных систем управления документами, выделить их достоинства и недостатки, необходимо выделить сущность систем электронного управления документами. Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.
Рассмотрим наиболее популярные виды технологий ЭУД с примерами наиболее известных поставщиков и продуктов в каждом классе (по информации IDC):
• Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы (Business-process EDM): Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird (PC DOCS)
• Корпоративные системы ЭУД (Enterprise-centric EDM): Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context)
• Системы управления контентом (Content management): Adobe, Excalibur
• Системы управления информацией (порталы) (Information Management): Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station)
• Системы управления образами (Imaging)
• Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Worflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware
Исторически системы управления документами являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. За рубежом приложения вертикального управления документами в основном внедрялись в таких областях как фармацевтические исследования, страхование, инженерные разработки, промышленное производство.
Корпоративная система управления документами должна поддерживать весь жизненный цикл документов:
• Ввод документов по различным каналам (сканирование бумажных оригиналов, ввод факсов, офисных документов, электронной почты и пр.)
• Индексирование документов, с выделением ключевых слов для поиска
• Жизненный цикл электронных документов: создание, рецензирование, утверждение различными сотрудниками
• Механизм хранения документов, который оптимизирует затраты на хранение документов за счет сохранения редко используемых материалов на дешевых носителях
• Механизмы поиска и выборки.
В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.
Корпоративные системы ЭУД обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако, их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные системы ЭУД являются стандартным, «приложением по умолчанию» для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.
Рассмотрим преимущества и недостатки корпоративных систем управления документами на примере наиболее популярной системы Lotus Domino.Doc.
Основное отличие и преимущество корпоративной системы ЭУД по сравнению с системами делопроизводства и документооборота состоит в том, что это решение, которое обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом. Работа с Domino.Doc в среде Web-браузера дает всем пользователям доступ к порталу управления документами. При этом платформа предоставляет возможности реализовывать в этой среде произвольные схемы процессов работы с документами.
Платформа корпоративной системы электронного управления документами, такая как Domino.Doc, позволяет заказчикам концентрироваться на принятом в организации регламенте прохождения документов и информации, и использовать возможности платформы, в том числе для быстрого построения специфических информационных систем делопроизводства и документооборота. При определенной настройке под специфические процессы, на платформе корпоративной системы электронного управления документами могут быть созданы специфические приложения делопроизводства и документооборота. Преимуществом Domino.Doc является также то, что если у Вас нет этого регламента и устоявшихся бизнес-процессов, система позволяет Вам обеспечить их создание на простом и интуитивно понятном языке.
Domino.Doc обеспечивает систему электронного управления документами, следующими свойствами:
• Управление жизненным циклом. С помощью одного единственного приложения можно эффективно управлять документами в течение всего их жизненного цикла - от авторской разработки до редакции, утверждения, распространения и архивирования.
• Распределенное редактирование. Domino.Doc позволяет сотрудникам, работающим в различных территориально удаленных подразделениях совместно использовать документы на локальных серверах, сохраняя при этом целостность документов в масштабе всего распределенного предприятия.
• Полный набор средств управления документами. Domino.Doc обеспечивает все основные функции управления документами, включая:
• оформление получения/выписывания
• контроль версий
• полнотекстовый поиск в масштабах всего управляемого содержимого
• контрольные журналы
• работа с шаблонами
• уведомления об изменениях и многие другие.
• Редактирование/утверждение. Domino.Doc управляет всем интерактивным циклом редактирования и внесения изменений в документы вплоть до окончательного утверждения. Например, в целях гладкого протекания рабочих процессов Domino.Doc позволяет автоматически направлять соответствующим лицам напоминания по электронной почте.
• Многоуровневый контроль версий, который позволяет идеальным образом организовать все черновики документов.
• Защита данных. Domino.Doc предоставляет проверенные временем, мощные средства защиты данных Domino:
o средства защиты и шифрования промышленного уровня
o полномасштабные средства идентификации пользователей
o средства RSA и SSL.
• Поддержка широкого выбора клиентов. Обеспечена возможность совместно работать в масштабах всей сети, используя для этого браузеры Web или клиенты Notes. Для доступа и сохранения документов в Domino.Doc можно использовать команды меню «Файл» в Microsoft Word или любых других офисных приложений, совместимых с протоколом ODMA. Подобный подход позволит работать с корпоративным приложением не только из офиса, но и из любой точки земного шара, в которой есть Internet.
• Быстрое начало работы. Для работы нужно будет установить только приложение Domino.Doc, и конечные пользователи могут сразу же приступать к работе.
• Масштабируемость системы. Domino.Doc основан на технологии Lotus Domino. Это значит, что можно начинать его внедрение с любого, самого скромного шага и затем развертывать и наращивать Domino.Doc до уровня предприятия и за его пределы.
Все вышеперечисленные свойства открывают также широкие перспективы перед партнерами Lotus по интеграции богатой логики их существующих приложений в области работы с документами с универсальностью и возможностями Domino.Doc.
Организации могут получить два типа преимуществ от внедрения корпоративных систем электронного управления документами: тактические и стратегические.
Тактические преимущества связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов. Итак, к тактическим относятся следующие типы преимуществ:
• Физическое освобождение места
• Уменьшение затрат на копирование
• Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде
• Уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование
• Уменьшение затрат на бумагу
Повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по другому
В качестве отправных цифр, которые могут быть использованы при расчете соответствующих возвратов, можно воспользоваться данными Siemens Business Services (были опубликованы в журнале iBusiness, N4, 2000):
• 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов
• 6% документов безвозвратно теряются
• Каждый внутренний документ копируется до 20 раз (Один наш отечественный заказчик, у которого было установлено около 100 рабочих мест Lotus Notes, на одной конференции сказал о 3-хкратном сокращении затрат на расходные материалы для принтеров и копировальных аппаратов после внедрения электронной системы работы с документами)
• На 20-25% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота
• Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными
Представление об экономическом эффекте от внедрения в организации корпоративной системы электронного управления документами, такой как Lotus Domino.Doc, на этапе концептуальной проработки можно получить на некоторых гипотетических расчетах. Безусловно, более получение более точных цифр требует проведения комплексного обследования предприятия и апробирования модели системы электронного управления документами на одном из структурных подразделений.
К стратегическим преимуществам относятся преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах. А это связано с ростом оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих структурах, или с улучшениями в работе, принятии решений, обслуживании, если речь идет, например, об органах государственной власти. По самой своей природе эти преимущества труднее измерить. Сами стратегические преимущества можно разделить на две большие группы.
Средний уровень достигаемых преимуществ и средний уровень сложности
К специфическим преимуществам данной категории относятся:
• Улучшения в доступе к информации
• Улучшения в качестве обслуживания заказчиков, скорости реагирования
• Улучшения в контролируемости процессов
• Улучшения в результатах аудиторских проверок
• Улучшения в процессе гарантийного обслуживания
• Улучшение качества продуктов/услуг
• Увеличение финансовых оборотов
Высокий уровень преимуществ и высокий уровень сложности
К специфическим преимуществам данной категории относятся:
• Более быстрое и качественное принятие решений
• Усиление степени контроля со стороны руководства
• Обеспечение соответствия существующим правилам и законам
• Более быстрый вывод на рынок новых продуктов и услуг
• Улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом
• Более широкий набор предлагаемых продуктов и предоставляемых услуг
Организации, которые были в первых рядах пользователей корпоративных систем электронного управления документами, получили следующие результаты, которые могут быть использованы в качестве ориентира:
• Уменьшение стоимости на инженерную разработку продуктов минимум на 10%
• Уменьшение времени цикла разработки минимум на 20%
• Уменьшение времени, затрачиваемого на реализацию изменений в продукте или услуге минимум на 30%
• Уменьшение самих изменений в продуктах/услугах на 40%
Если посмотреть практически на любую организацию с точки зрения управления информацией и, в частности, «неструктурированной информации» в виде документов, то любой новый или измененный продукт может потребовать создания сотен связанных с ним документов (по оценкам от ста до тысячи новых документов в неделю).
Заключение
Таким образом рассмотрев вопрос стоит отметить основные положительные моменты от внедрения корпоративных систем управления документами:
Компетентность, возможно, это самый главный актив организации. Служащим, как старым, так и вновь принятым на работу необходимы обучение и советы, а так же личный доступ к важным для их работы ресурсам.
Эффективность, это качество накопления и повторного использования знаний. Служащие зачастую «изобретают колесо» вместо того, чтобы использовать лучший опыт и знания экспертов.
Быстрое реагирование, это возможность быстрее, чем конкуренты реагировать на неожиданные события, что сегодня важно как никогда.